Steeds meer organisaties stappen over op Microsoft 365 en maken daarbij intensief gebruik van platformen zoals Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive. Waar Teams vroeger voornamelijk werd gebruikt voor online vergaderingen en samenwerking, zien we tegenwoordig dat complete mappenstructuren, projectdocumentatie en bedrijfsinformatie worden ondergebracht binnen de Microsoft 365 omgeving.
Deze ontwikkeling brengt veel voordelen met zich mee. Medewerkers kunnen eenvoudiger samenwerken, documenten zijn vanaf meerdere apparaten bereikbaar en traditionele verbindingen zoals VPN-oplossingen worden steeds minder noodzakelijk. Dit verhoogt niet alleen de flexibiliteit, maar draagt ook bij aan efficiënter werken binnen moderne organisaties.
Toch ontstaat hierdoor ook een belangrijk vraagstuk: hoe zijn deze gegevens eigenlijk beschermd wanneer er iets misgaat?
Microsoft 365 is geen volledige back-upoplossing
Veel organisaties gaan ervan uit dat hun gegevens binnen Microsoft 365 automatisch volledig beschermd zijn. Hoewel Microsoft diverse functionaliteiten biedt zoals versiebeheer, retentie en prullenbak-herstel, zijn deze voorzieningen niet bedoeld als volwaardige back-upoplossing.
In de praktijk zien we regelmatig situaties waarbij standaard herstelmogelijkheden onvoldoende blijken, bijvoorbeeld bij:
• Per ongeluk verwijderde bestanden buiten de bewaartermijn
• Kwaadwillige verwijdering van gegevens
• Ransomware-aanvallen
• Synchronisatieproblemen
• Technische fouten of corrupte data
• Verlopen of verwijderde Microsoft 365 licenties
Wanneer gegevens definitief uit de Microsoft 365 omgeving verdwijnen, biedt Microsoft niet altijd de mogelijkheid om deze volledig terug te halen. Zeker niet wanneer dit buiten de standaard retentieperiodes valt.
Waarom een externe Microsoft 365 back-up belangrijk is
Een externe back-upoplossing creëert een volledig onafhankelijke kopie van de gegevens buiten de Microsoft 365 omgeving. Hierdoor blijft de organisatie beschikken over een eigen herstelpunt, onafhankelijk van de standaard functionaliteiten binnen Microsoft 365 zelf.
Dit betekent dat gegevens snel kunnen worden hersteld, zowel volledig als op individueel niveau. Denk hierbij aan het terugzetten van:
• E-mails
• Agenda’s en contacten
• OneDrive-bestanden
• Teams-data
• SharePoint-documenten
Hierdoor blijft de impact van incidenten beperkt en kunnen organisaties sneller herstellen wanneer zich problemen voordoen.
Compliance en bewaarplichten
Daarnaast hebben veel organisaties te maken met fiscale bewaarplichten, compliance-eisen of branchespecifieke regelgeving. De standaard bewaartermijnen binnen Microsoft 365 sluiten hier lang niet altijd op aan.
Met een externe back-upoplossing kunnen bewaartermijnen vaak flexibel worden ingericht, zodat gegevens langdurig beschikbaar blijven en beter aansluiten op interne richtlijnen en wettelijke verplichtingen.
PerCom Online Back-up voor Microsoft 365
Met onze PerCom Online Back-up voor Microsoft 365 dienst maken wij meerdere keren per dag een back-up van belangrijke Microsoft 365-data. Afhankelijk van het type data gebeurt dit zelfs 4 tot 6 keer per dag. Voor OneDrive en SharePoint worden dagelijks 4 back-ups gemaakt en voor Teams-data 6 back-ups per dag:
• Exchange Online
• OneDrive
• Microsoft Teams
• SharePoint
Onze oplossing biedt een retentieperiode van 7 jaar en maakt zowel volledig herstel als herstel op itemniveau mogelijk, bijvoorbeeld van losse bestanden of specifieke mailbox-items.
Daarnaast worden de back-ups dagelijks gemonitord door onze engineers, zodat organisaties kunnen vertrouwen op een stabiele en gecontroleerde back-upomgeving.
Technologie moet ondersteunen, niet voor onzekerheid zorgen. Juist daarom vinden wij het belangrijk dat organisaties niet alleen kunnen samenwerken in de cloud, maar ook zeker weten dat hun bedrijfsgegevens veilig, herstelbaar en onafhankelijk beschikbaar blijven.
